ERP und Warenwirtschaft – was ist eigentlich der Unterschied?
Die Begriffe ERP-System und Warenwirtschaft werden häufig synonym verwendet – doch das ist ein Trugschluss. Während eine Warenwirtschaft vor allem Lager und Artikel im Blick hat, ist ein ERP-System eine umfassende Unternehmenssoftware. Wer den Unterschied versteht, kann besser einschätzen, welches System zum aktuellen Stand des Unternehmens passt und wann ein Umstieg sinnvoll ist.
Was ist eine Warenwirtschaft?
Eine Warenwirtschaftssoftware (WaWi) konzentriert sich auf die Verwaltung von Artikeln, Beständen und Bestellungen. Sie bildet die klassischen Abläufe im Handel ab: Wareneingänge, Warenausgänge, Rechnungen, Retouren. Besonders im Einzel- und Onlinehandel ist die WaWi ein beliebtes Einstiegswerkzeug, weil sie Transparenz in die Lagerhaltung bringt und Bestandsfehler reduziert.
Praxisbeispiel
Ein kleiner Onlinehändler verkauft Schuhe über seinen eigenen Shop. Mit der Warenwirtschaft weiß er jederzeit, wie viele Paare in welcher Größe noch vorhanden sind. Geht ein Artikel zur Neige, gibt das System eine Warnung aus. Bestellungen werden direkt erfasst, Rechnungen lassen sich erzeugen und Retouren korrekt verbuchen. Mehr braucht der Händler im ersten Schritt oft nicht.
Was ist ein ERP-System?
ERP (Enterprise Resource Planning) geht deutlich über die reine Warenwirtschaft hinaus. Neben Einkauf, Verkauf und Lagerhaltung integriert ein ERP-System auch Finanzbuchhaltung, CRM, Personal, Reporting und vieles mehr. Ziel ist es, alle Abteilungen auf einer gemeinsamen Plattform zu vernetzen und so eine einheitliche Datenbasis zu schaffen. Beispiele sind hervorragende Anbieter wie Xentral, JTL und PlentyOne
Praxisbeispiel
Das Schuhgeschäft von eben wächst weiter. Neben dem eigenen Shop verkauft es jetzt auch auf Marktplätzen wie Amazon und betreibt ein stationäres Ladengeschäft. Mit einer reinen WaWi stößt der Händler an Grenzen: Die Finanzbuchhaltung muss separat gepflegt werden, Kundendaten sind verteilt, und ein kanalübergreifender Überblick fehlt. Mit einem ERP-System werden alle Aufträge zentral verwaltet, Rechnungen automatisch gebucht, Kundenhistorien gepflegt und Verkaufszahlen in Echtzeit ausgewertet.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
Obwohl sich Warenwirtschaft und ERP-Systeme in Teilen überschneiden, verfolgen sie unterschiedliche Ansätze. Eine WaWi deckt den Kernbereich „Waren & Lager“ ab, während ein ERP-System das gesamte Unternehmen integriert. Diese Unterschiede sind entscheidend für die Wahl der richtigen Lösung:
- Fokus: WaWi = Lager & Produkte, ERP = gesamtes Unternehmen
- Funktionsumfang: WaWi bietet Standardfunktionen, ERP ist modular erweiterbar
- Datenbasis: WaWi liefert Bestands- und Auftragsdaten, ERP liefert Unternehmensdaten in Echtzeit
- Skalierbarkeit: WaWi ist auf einfache Strukturen ausgelegt, ERP wächst mit komplexeren Prozessen
- Zielgruppe: WaWi eignet sich für kleinere Händler, ERP für wachsende Unternehmen und KMU
Wann reicht eine Warenwirtschaft aus?
Für Start-ups, kleine Händler oder Unternehmen mit klar abgegrenzten Prozessen reicht eine Warenwirtschaft oft vollkommen aus. Sie bietet eine schnelle Lösung, um Lagerbestände im Blick zu behalten, Bestellungen effizient zu bearbeiten und Fehler in der Bestandsführung zu vermeiden. Besonders wenn das Unternehmen nur über einen Kanal verkauft und die Buchhaltung extern erledigt wird, ist eine WaWi ein guter Einstieg.
Wann ist der Wechsel zu einem ERP-System sinnvoll?
Sobald Prozess
Sobald Prozesse komplexer werden, stößt eine Warenwirtschaft schnell an ihre Grenzen. Typische Auslöser für den Wechsel zu einem ERP sind:
- Mehrere Vertriebskanäle (Online-Shop, Marktplätze, stationärer Handel)
- Wachsende Mitarbeiterzahl und Abteilungen mit unterschiedlichen Systemen
- Finanzbuchhaltung und Controlling sollen integriert werden
- Kundenbeziehungen sollen systematisch gepflegt werden (CRM)
- Transparenz über alle Unternehmenszahlen in Echtzeit ist notwendig
Ein ERP-System schafft hier eine zentrale Plattform, auf der alle Prozesse zusammenlaufen. Es reduziert doppelte Datenpflege, automatisiert Abläufe und liefert Entscheidern die Informationen, die sie brauchen.
Fazit
Warenwirtschaft und ERP-Systeme haben viele Gemeinsamkeiten, verfolgen aber unterschiedliche Ziele. Eine Warenwirtschaft ist der ideale Einstieg für Unternehmen, die ihre Lager- und Produktverwaltung digitalisieren wollen. Ein ERP-System hingegen ist die richtige Wahl, wenn das Unternehmen wächst, mehrere Abteilungen integriert werden sollen und ein Gesamtüberblick notwendig ist. Wer frühzeitig den Unterschied versteht, kann die passende Lösung wählen – und legt damit den Grundstein für langfristigen Erfolg.
