ERP-Einführung – vermeide diese Fehler
Die Einführung eines ERP-Systems ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Unternehmen trifft. Sie betrifft nicht nur die IT, sondern fast alle Geschäftsprozesse – von der Buchhaltung über den Vertrieb bis hin zum Lager. Eine gute Vorbereitung und Umsetzung kann den Grundstein für langfristigen Erfolg legen. Doch genauso oft scheitern ERP-Projekte an typischen Stolperfallen: unklare Ziele, mangelhafte Datenmigration oder fehlende Schulungen. In diesem Beitrag zeigen wir dir die häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest.
1) Unklare Ziele & fehlende Prioritäten
Ohne ein klares Zielbild gleicht ein ERP-Projekt schnell einem Blindflug. Unternehmen führen ein neues System ein, ohne zu wissen, welche konkreten Probleme es lösen soll. Das führt zu endlosen Diskussionen über Funktionen und zu Projekten, die aus dem Ruder laufen. Wichtig ist, von Anfang an messbare Ziele festzulegen – beispielsweise eine Reduktion der Prozesszeit im Versand oder eine verbesserte Bestandsgenauigkeit.
- Business-Ziele und KPIs in einem Projektauftrag festhalten
- Must-haves von Nice-to-haves trennen
- Regelmäßige Nutzen-Reviews durchführen
2) Technik vor Prozess stellen
Ein häufiger Fehler ist es, bestehende Prozesse 1:1 in das neue ERP zu übertragen. Damit digitalisiert man lediglich Ineffizienzen. Stattdessen sollten Unternehmen die Chance nutzen, Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Erst wenn klar ist, wie ein Prozess künftig aussehen soll, macht die technische Konfiguration Sinn.
- Ist-Prozesse aufnehmen und Schwachstellen identifizieren
- Soll-Prozesse gemeinsam mit den Fachabteilungen entwickeln
- Customizing nur dort einsetzen, wo es echten Mehrwert bringt
3) Change Management unterschätzen
Ein ERP-System betrifft alle Mitarbeitenden und verändert die tägliche Arbeit grundlegend. Wenn Betroffene nicht frühzeitig eingebunden werden, entsteht Widerstand, der das Projekt gefährdet. Erfolgreiches Change Management bedeutet, die Vorteile zu kommunizieren, Key-User zu beteiligen und regelmäßige Feedbackschleifen einzuplanen.
- Sichtbaren Sponsor aus der Geschäftsführung benennen
- Change-Plan mit klarer Kommunikation aufsetzen
- Key-User aus allen Bereichen einbinden
4) Schnittstellen ohne Konzept
Ein ERP-System ist selten eine Insellösung. Es muss mit Shops, Marktplätzen, Zahlungsanbietern oder Versanddienstleistern kommunizieren. Ohne klare Integrationsarchitektur entstehen Brüche, doppelte Datenpflege und Fehler im Betrieb. Schnittstellen sind einer der größten Risikofaktoren in ERP-Projekten – und sollten daher besonders sorgfältig geplant werden.
- Integrationsarchitektur mit allen Systemen dokumentieren
- API-Limits und Fehlerhandling einplanen
- Monitoring und Versionierung von Schnittstellen einführen
5) Datenmigration unterschätzen
„Garbage in, garbage out“ – schlechte Daten ruinieren auch das beste ERP-System. Viele Unternehmen beginnen zu spät mit der Datenbereinigung und stehen kurz vor dem Go-Live vor einem Chaos aus Dubletten und Inkonsistenzen. Erfolgreiche ERP-Einführungen starten früh mit einer systematischen Datenmigration.
- Frühzeitige Inventur aller Stammdaten
- Dubletten und Fehler bereinigen
- Mehrere Testmigrationen durchführen
- Abnahmekriterien für Datenqualität definieren
6) Zu wenig Tests
Viele Fehler fallen erst im Livebetrieb auf – mit hohen Kosten und Frust für die Nutzer. Tests sind daher unverzichtbar. Sie sollten den gesamten Prozess abdecken: vom Auftragseingang über den Versand bis hin zur Rechnungsstellung. Wichtig ist, nicht nur Standardfälle, sondern auch Ausnahmen zu prüfen.
- Testkatalog mit allen Use-Cases erstellen
- User Acceptance Tests (UAT) mit Fachbereichen durchführen
- Lasttests für Spitzenzeiten einplanen
7) Über-Customizing
Jede Anpassung am ERP-System erhöht die Komplexität und erschwert spätere Updates. Unternehmen tappen schnell in die Falle, das System zu sehr an ihre bisherigen Prozesse anzupassen, anstatt die Standardfunktionen zu nutzen. Das führt langfristig zu hohen Kosten und Wartungsproblemen.
- „Standard first“-Ansatz verfolgen
- Nur dort anpassen, wo ein klarer Business-Mehrwert entsteht
- Alle Erweiterungen dokumentieren
8) Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
Ein ERP-Projekt betrifft viele Abteilungen. Ohne klare Governance entstehen Entscheidungsstaus, die das Projekt verzögern. Jeder sollte wissen, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten er hat.
- Projektleitung und PMO benennen
- Steuerungsgremium für Entscheidungen aufsetzen
- RACI-Matrix für Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
9) Schulungen zu spät oder zu allgemein
Ein System ist nur so gut wie seine Nutzer. Schulungen sind daher ein zentraler Erfolgsfaktor. Häufig werden sie jedoch zu spät angesetzt oder zu generisch durchgeführt. Mitarbeitende müssen praxisnah und rollenbasiert geschult werden, damit sie sich im neuen ERP-System sicher bewegen können.
- Trainings frühzeitig in den Projektplan integrieren
- Rollenbasierte Inhalte entwickeln
- Praxisnahe Übungen mit echten Szenarien anbieten
10) Big-Bang statt Pilot
Alle Prozesse auf einen Schlag umzustellen, ist riskant. Ein Pilot-Rollout mit einem klar abgegrenzten Bereich senkt die Risiken und erlaubt, Fehler frühzeitig zu erkennen. So wird der Go-Live planbarer und stabiler.
- Pilotbereich mit klaren Erfolgskriterien wählen
- Schrittweiser Rollout in Wellen planen
- Intensive Betreuung in den ersten Wochen sicherstellen
11) Unrealistische Zeit- und Budgetplanung
ERP-Projekte dauern oft länger und kosten mehr, als ursprünglich gedacht. Wer zu ambitionierte Pläne macht, riskiert, an wichtigen Stellen wie Tests oder Schulungen zu sparen. Realistische Zeit- und Budgetplanung ist entscheidend für den Erfolg.
- Puffer für Daten, Schnittstellen und Schulungen einplanen
- Fortschritt transparent messen (z. B. Burndown-Charts)
- Budget regelmäßig überprüfen
12) Kein Nutzen-Monitoring
Der Go-Live ist nicht das Ende, sondern der Anfang. Nur wenn der tatsächliche Nutzen kontinuierlich gemessen wird, lassen sich Verbesserungen umsetzen. Unternehmen, die den Erfolg nicht überwachen, verschenken Potenzial.
- KPIs für Prozesszeiten, Bestandsgenauigkeit und Kundenzufriedenheit definieren
- Regelmäßige Reviews und Optimierungs-Workshops durchführen
- ERP-Roadmap für Weiterentwicklungen erstellen
Fazit
Eine erfolgreiche ERP-Einführung ist keine reine IT-Aufgabe, sondern ein Organisationsprojekt. Wer klare Ziele definiert, Prozesse optimiert, Datenqualität sicherstellt und die Mitarbeitenden mitnimmt, senkt die Risiken erheblich. So wird das ERP-System nicht nur eingeführt, sondern auch akzeptiert – und liefert echten Mehrwert.
